Hoe u werken op afstand kunt combineren met kantoortijd om de productiviteit te verhogen

De pandemie van het coronavirus dwong veel mensen en bedrijven om over te stappen op een model van werken op afstand en zich aan te passen aan deze ontwrichtende situatie, en zo ontstond een nieuwe voorkeurswerkwijze.

Dit betekende een gunstige verandering voor sommige mensen, omdat ze merkten dat hun werk vanuit huis gedaan kon worden en dat hun productiviteit toenam. Veel bedrijven hebben zich ook gerealiseerd dat hun activiteiten in digitale vorm kunnen worden vertaald en dat de productiviteit van het bedrijf niet al te veel werd aangetast – in sommige opzichten was dit nog steeds een strijd vanwege de wereldwijde gezondheidscrisis.

Nu de zaken langzaam weer normaal worden en de beperkingen niet meer zo streng zijn als een jaar geleden, kunnen mensen weer naar kantoor komen, mits ze de vereiste gezondheidsmaatregelen respecteren.

Voor sommige bedrijven die het gebruik van fysieke ruimte hebben opgegeven, is er niet veel veranderd. Voor andere bedrijven is kantoortijd echter nog steeds essentieel. Echter niet noodzakelijkerwijs 8 uur per dag, 5 dagen per week. Daarom rijst de vraag: hoe kan een bedrijf werken op afstand effectief combineren met kantoortijd?

Communicatie vergemakkelijken

Het maakt niet uit of u de voorkeur geeft aan werken op afstand of dat uw bedrijf productiever is op kantoor, communicatie is een essentieel aspect van elk bedrijf en u mag het belang ervan niet onderschatten.

Als u besluit om werken op afstand te combineren met kantoortijd, is het van cruciaal belang dat u uw prioriteiten op het gebied van taken duidelijk noteert. Op basis hiervan kunt u de benodigde tijd voor elk van hen toewijzen, en of het kan worden opgelost met een videogesprek of dat u elkaar persoonlijk moet ontmoeten.

Zoals je waarschijnlijk hebt gezien tijdens de lockdown-beperkingen, kunnen tools voor videoconferenties zoals Zoom of Skype de communicatie veel vergemakkelijken. Daarom kunt u, voor de dagen dat u en uw team vanuit huis werken, deze tools nog steeds gebruiken om contact te houden of de nodige vragen te stellen zonder heen en weer te hoeven e-mailen.

Integendeel, als er een dringender probleem is dat dringend moet worden opgelost of als u aan een complex project werkt, kan kantoortijd noodzakelijk zijn.

Wat u in dit geval zou kunnen doen, als uw bedrijf geen kantoorruimte meer heeft, is voor een beperkte tijd een vergaderruimte huren in een gebouw. Dit helpt u bij uw dringende taak en bespaart ook geld, omdat u niet maandelijks huur hoeft te betalen.

Als het bedrijf de hybride aanpak gebruikt, is het essentieel dat u flexibiliteit toelaat. Als een medewerker om wat voor reden dan ook niet thuis kan werken, dan is het van vitaal belang dat u naar hem luistert en hem naar kantoor laat komen. Evenzo, als ze van tijd tot tijd liever op afstand werken, communiceer dan met hen om de beste oplossing te vinden die bij hen past en hen in staat stelt productief te zijn.

Naast tools voor videoconferenties die de communicatie vergemakkelijken, kunnen ook andere digitale tools de productiviteit ondersteunen. Tools voor het delen van bestanden, zoals Google Drive, zijn bijvoorbeeld ongelooflijk handig bij het verzenden van belangrijke documenten en het delen ervan met de rest van het team. Hiermee hoef je niet veel e-mails te verzenden en verlies je belangrijke informatie tussen het grote aantal e-mails.

Zo voorkom je misverstanden en verwarring, want dit type digitale tool ondersteunt alle soorten bestanden, van Word, Excel of PowerPoint tot pdf’s of zelfs afbeeldingen en video’s. Om nog maar te zwijgen van het feit dat je genoeg geheugen in de cloud hebt, zodat je werklaptop niet overvol raakt en je geen ruimte nodig hebt om alle documenten te archiveren.

Bovendien is het een voordeel dat dergelijke tools PDF ondersteunen, aangezien dit type bestand betrouwbaar is en compatibel is met elk type apparaat of versie. Dus als u een lang document met afbeeldingen moet verzenden, kunt u er zeker van zijn dat de lay-out niet wordt beïnvloed en dat er geen vitale informatie verloren gaat. Maak je ook geen zorgen als je PDF-bestanden moet bewerken, samenvoegen of splitsen: er zijn online digitale tools die je hiervoor kunt gebruiken.

Dus als uw bedrijf heeft besloten om de hybride aanpak te gebruiken, kunnen dergelijke digitale tools de productiviteit verhogen, ongeacht of u thuis werkt of op kantoor bent. Door ze te gebruiken, bespaart u tijd wanneer u een specifiek document moet openen of wanneer u enkele wijzigingen moet aanbrengen.

Houd u aan een takenschema

Om een ​​duidelijk beeld te hebben van ieders taken en hun voortgang, is het absoluut noodzakelijk om een ​​planning te maken met elke dringende taak en deze toe te wijzen aan de juiste persoon. Afgezien hiervan, als je nog een kantoorruimte hebt, is het van cruciaal belang dat je een tijdschema of strategisch plan maakt met hoe iedereen op een bepaald moment werkt. Zo kan iedereen zien wie wanneer thuiswerkt. Als u dit bijhoudt, kunt u bovendien een rooster maken, zodat iedereen op dezelfde manier werkt.

Wanneer u werken op afstand combineert met kantoortijd, is het van vitaal belang dat u zich aan deze tijdschema’s houdt om te weten wie aan welke taak werkt en om te voorkomen dat werknemers hetzelfde doen of iets belangrijks over het hoofd zien.

Plan sociale bijeenkomsten en houd vast aan tradities

Het maakt niet uit hoe u uw bedrijf leidt, behalve open communicatie tussen u en uw team, is het plannen van sociale bijeenkomsten ook essentieel. Na een lange periode van lockdowns en restricties als gevolg van de pandemie van het coronavirus, is sociale interactie hard nodig om het team te versterken.

Rekening houdend met eventuele gezondheidsbeperkingen die nog van kracht zijn, is het van cruciaal belang dat u uw tradities als team niet vergeet. Of het nu gaat om een ​​drankje op vrijdag, het spelen van bordspellen bij een collega thuis of het doen van andere teambuildingactiviteiten, sociale bijeenkomsten zijn heilzaam omdat ze de werkrelaties versterken.

Dus wanneer u werken op afstand combineert met kantoortijd, kunt u ook een mix creëren van uitgaan en een virtuele bijeenkomst plannen op een van de videoconferentietools, afhankelijk van ieders persoonlijke tijd en schema.